Privacyverklaring Equiplan

Aanleiding
U heeft contact opgenomen met Equiplan. Naar aanleiding van uw vraagstelling aan Equiplan willen wij u graag informeren over onze werkwijze aangaande uw privacy. In dit document geven wij uitleg over:
– De registratie van (uw) gegevens;
– Informatiedeling aan derden/samenwerkingspartners (met uw toestemming);
– Uw rechten m.b.t. de registratie van gegevens.

De wet geeft ons de verplichting om u op een zo goed mogelijke manier te informeren over de registratie en hoe wij hier mee om willen gaan.

Grondslag voor verwerking van gegevens (art. 6.1 AVG)
Uitgangspunt voor het registreren van gegevens is uw hulp- of ondersteuningsvraag en de door u gegeven toestemming tot het verwerken van gegevens.

Wanneer u zich aanmeldt via het contactformulier op onze website dan geeft u automatisch toestemming tot het verwerken van de door u verstrekte gegevens, deze gegevens blijven binnen ons (client)dossier. Indien wij hier van af willen wijken dan informeren wij u hierover en verzoeken wij u tot het verlenen van uw toestemming tot het verstrekken van gegevens aan derden.

Als uw hulpvraag door ons wordt gehonoreerd en zich vertaald in het bieden van de juiste ondersteuning, dan zal onze medewerker u standaard vragen om een toestemmingsverklaring te ondertekenen. 

U geeft dan toestemming voor:
– Het delen van informatie/gegevens binnen het team/overleg;
– Het delen van gegevens met derden, mits dit passend is bij uw ondersteuningsvraag (bijvoorbeeld bij het bieden van zorg vanuit een PGB budget dan moet er informatie worden gedeeld met de betrokken gemeente). 

Kunnen wij hier van af wijken?
De wet geeft ons de ruimte om informatie te delen zonder uw toestemming als wij de inschatting maken dat er sprake is van ‘vitaal belang’. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij (levens)bedreigende situaties. Wij zullen u hierover op gepaste wijze informeren.

Welke gegevens registreren wij in ons dossier?
Uitgangspunt is dat wij slechts de gegevens registreren welke u aan ons ter beschikking stelt. Wij zullen u vragen naar:
– Naam;
– Adres;
– Postcode en woonplaats;
– Geboortedatum;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Hulp- of ondersteuningsvraag.

Registratie van gegevens welke worden omschreven als ‘Bijzondere Gegevens’ worden alleen geregistreerd als zij van belang zijn voor de verdere ondersteuning en met uw toestemming. Dit betreft bijvoorbeeld informatie of uw gezondheid.

Uitgangspunt bij registratie binnen Equiplan
Wij houden bij registratie van uw gegevens rekening met de volgende uitgangspunten:
– Gerechtvaardigdheid (is het juist en noodzakelijk om (bepaalde) gegevens en informatie te registreren);
– Proportionaliteit (wij registreren alleen gegevens die voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn);
– Subsidiariteit (wij registreren alleen de noodzakelijke gegevens, passend bij u vraag);
– Rechtmatigheid (mogen wij de gegevens registreren);
– Transparantie (is het duidelijk voor u wat wij registreren);
– Doelbinding (alleen dat wat nodig is voor de doelen die u en wij stellen);
– Juistheid (kloppen de gegevens en informatie).

Delen wij informatie met derden?
In het belang van uw ondersteuningsvraag kan het voorkomen dat wij gegevens zullen moeten delen met derden (denk hierbij aan het plegen van overleg met de betrokken onderwijsinstelling).  Dit mogen wij niet doen zonder u hiervan in kennis te stellen en uw toestemmingsverlening.

Kunt u uw toestemming intrekken?
Ja, u bent altijd in de gelegenheid om uw toestemming (schriftelijk) in te trekken. Dit kan voor onze registratie maar dit kan ook voor het delen van gegevens op specifiek gebied. Wij vermelden dit dan in ons registratie systeem.

Ben ik verplicht om gegevens te verstrekken?
Nee, u bent niet verplicht tot het verstrekken van informatie aan ons. Het niet verstrekken van de juiste informatie kan echter gevolgen hebben voor het vervolg van onze dienstverlening. Mocht dit het geval zijn dan zullen wij dit met u bespreken. Uw gegevens worden alleen gebruikt ten behoeve van onze dienstverlening aan u of uw gezinsleden. Zij zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming. Mocht er op basis van de door u gegeven informatie worden overgegaan tot besluitvorming. Dan zal dit plaats vinden binnen het team van medewerkers van Equiplan. U wordt over dit besluit geïnformeerd.

Kunnen uw gegevens ook op een andere manier bij ons worden gemeld?
Ondanks dat u zelf geen (aanvullende) informatie heeft verstrekt, is het mogelijk dat uw gegevens bij ons binnenkomen. Het kan zijn dat uw gegevens aan ons worden gemeld door een derde partij (bijv. een onderwijsinstelling) of door bijvoorbeeld een familielid die zich bezorgd maakt om uw situatie.

Indien dit gebeurt dan stellen wij de vraag of deze derde u heeft geïnformeerd over deze gegevensverstrekking en of om uw toestemming is gevraagd. Het is de verantwoordelijkheid van de melder om dit met u te bespreken.

Indien er geen (schriftelijke) toestemming beschikbaar is mogen wij niet overgaan tot registratie van de ontvangen gegevens. Als de melder zonder toestemming van u meldt, dan moet worden aangegeven waarom de toestemming ontbreekt (art. 6.1 AVG). Wij zijn gehouden u binnen een periode van 1 maand te informeren over het feit dat wij informatie van derden hebben ontvangen en dienen u ook te informeren over de afkomst van deze informatie.

Bewaartermijn
Uw gegevens blijven tot 15 jaar na afsluiten van het dossier beschikbaar. Dit zijn wij wettelijk verplicht. Na deze periode zullen wij uw dossier verwijderen uit ons registratiesysteem.

Wat zijn uw rechten m.b.t onze registratie?
De wet AVG voorziet ook in uw rechten m.b.t registratie van gegevens (art. 15 t/m 22 AVG). Zo heeft u:
– Recht van inzage: u heeft ten aller tijde recht om inzage te vragen in uw dossier;
– Recht op rectificatie: u heeft er recht op dat uw gegevens worden gecorrigeerd in uw dossier;
– Recht op vergetelheid: u heeft recht op het laten verwijderen van uw dossier uit ons registratiesysteem;
– Recht op beperking van verwerking: indien u een grens wilt aangeven op de te verwerken gegevens dat mag u dit aangeven;
– Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken op de inhoud van uw dossier;
– Recht op klacht: u heeft het recht om een klacht in te dienen bij de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat moet u doen om gebruik te maken van uw recht?
Indien u gebruik wilt maken van uw recht op de bovenstaande genoemde onderdelen, dan kunt u dit als volgt doen: U dient middels een e-mail een verzoek in bij de verwerkingsverantwoordelijke persoon/organisatie. In het geval van Equiplan betreft dit een verzoek aan info@equiplan.nl t.a.v. verwerking persoonsgegevens. 

In uw verzoek geeft u aan van welk recht u gebruik wenst te maken. Ook dient u zich te identificeren met een geldend legitimatiebewijs. Uw verzoek wordt zo spoedig mogelijk in behandeling genomen. Uiterlijk 1 maand na het ontvangen van uw verzoek zullen wij u terug berichten. Bij het inwilligen van uw verzoek dienen wij ten aller tijde rekening te houden met de vraag, of er door uw verzoek in te willigen, er enige schade ontstaan aan derde. Dit kan van invloed zijn op ons besluit. Als wij overgaan tot het overhandigen van informatie, dan zal dit tijdens een persoonlijk gesprek plaats vinden. U dient zich hierbij te identificeren met een geldend en origineel legitimatie bewijs.

Cookies
Deze website gebruikt alleen functionele cookies.

Onze gegevens
Equiplan
Verlaat 7
1704 JN Heerhugowaard
+ 31 6 14624455
Website: https://equiplan.nl/
KVK nummer: